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Organiser un Evenement Unipoly

Marche à suivre et détails à ne pas oublier

5 à 2 semaines avant l'evenement:

  • Décider d'une date et la communiquer avec les responsables événementiel pour s'assurer que ça joue niveau calendrier.
  • Faire un budget (utiliser pour ça le template de budget!)
  • Réserver le(s) lieu(x) dont tu as besoin, ou si tu n'as pas les accréditation nécessaires demander aux responsables events. Pour un lieu sur l'EPFL, il faut remplir ce formulaire (login EPFL requis). Pour un lieu à l'Unil, il faut envoyer un email à gestiondessalles@unil.ch. Conférence avec apéro: penser à bien réserver la hall devant la salle pour l'apéro.
  • Parler avec la responsable communication pour définir: s'il y a besoin d'affiches, qui s'en charge et quel sera le timing + quels seront les autres modes de comm (articles journaux du campus, event FB,…) + la couverture comm de l'event en lui même (photos à poster sur le moment, article de retour sur event de prévu, retransmission filmée,…)
  • Etablir quel sera le budget de l'événement. Si ce montant a déjà été planifié dans le budget demandé au comité pour le projet en début d'année, en informer simplement le trésorier. Sinon, discuter avec le trésorier pour savoir dans quelle mesure il est possible d'allouer des fonds à cet événement.
  • Faire une liste du matériel et de la nourriture nécessaires. Parler avec le responsable logistique pour savoir quel matériel on a et qu'est-ce qu'on doit trouver ailleurs.
  • Créer un document sur le drive Unipoly avec un planning des tâches/deadlines sur les jours d’avant et le jour-même et u espace pour que les volontaires puissent s'inscrire pour les différentes tâches. Pour tous les documents créés dans le drive à partager, bien penser dans les réglages à activer le partage par lien + modif autorisées + accès externe
  • Envoyer des messages sur les groupes UP et dans le mail du dimanche pour recruter des staffs si besoin.
  • Imprimer les affiches à la repro de l'EPFL et les afficher à l'EPFL et l'Unil.
  • Alimenter la page facebook de l'événement avec du contenu lié pour susciter l'intérêt.

Minumum 1 semaine avant:

  • Réserver le matériel audiovisuel au SAVE de l'EPFL en passant par ce formulaire.
  • Réserver le matériel à emprunter à l'AGEPoly sur Truffe.

3 jours avant:

  • demander au trésorier de préparer un fond de caisse
  • demander au trésorier 50chf pour la caution des clés

La veille:

  • Aller chercher le matériel audiovisuel réservé au SAVE
  • Promotion: Mettre un rappel de l'événement sur la page fb de UP
  • Rappeler aux personnes qui ont des rôles importants (typiquement si quelqu'un doit filmer l'event) que l'event se passe le lendemain et l'heure à laquelle iels doivent venir.

Le jour-même:

  • Pour events dans une salle EPFL: Aller chercher les clés de la salle et de son projecteur à l'accueil EPFL + imprimer une copie de l'autorisation d'event de Mediacom pour pouvoir la montrer lors d'un éventuel contrôle de sécuritas.
  • Installer l'ordi, le son, et faire des tests préliminaires avant le début de l'event.
  • Prendre les bannières/oriflammes/baches Unipoly qui sont dans l'armoire au fond à gauche pour ue bonne visibilité
  • Au début de l'event, parler rapidement de l'asso, de comment nous rejoindre et annoncer le prochain événement.
  • Laisser en évidence une liste sur laquelle les participants peuvent laisser leur email, pour qu'on les recontacte pour des events similaires ou pour leur demander de staffer

Après l'event:

  • rangement et nettoyage
  • Envoyer ses demandes de remboursement au trésorier. Pour plus d'infos sur ce qu'est une demande de remboursement en règle, consulter cette page.

Tips:

  • Affichage: les panneaux d'affichage sont vidés le 1er du mois, il est donc super intéressant de prévoir d'afficher juste après quand les panneaux sont encore relativement vides.
  • Matériel pour un apéro qu'on oublie toujours: pichets et jerricanes pour l'eau
  • Nourriture: On peut passer par le projet Achats Solidaires d'UP pour commander du pain, des légumes et des fruits (typiquement pour un apéro Houmous, on peut commander du pain, des carottes et des pommes par ce biais). La commande se fait le week-end et la livraison le mardi après-midi. Etablis une liste de courses et envoie-là au responsable des achats solidaires pour qu'il passe la commande.
  • Nettoyage des verres UP: Aller demander gentiment à Sat si on peut utiliser leur machine pour nos verres. Comme iels sont chouettes iels disent oui, leur machine est super simple d'utilisation et ça prend 10 minutes en tout!
events.txt · Dernière modification: 2019/09/30 21:40 par tobias.barblan@epfl.ch